BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON

KOMPETENSI DASAR 2

INDIKATOR PEMBELAJARAN

•  Menyebutkan jenis-jenis layanan telepon keluar
• Menjelaskan cara penggunaan direktori telepon
• Menyebutkan langkah-langkah dan teknik menelepon
• Menyebutkan teknik menelpon dengan fasililtas SLJJ dan SLI
• Menyebutkan hambatan-hambatan dalam bertelepon

MATERI 

Jenis-Jenis Layanan Telepon Keluar

•       On line                                                                   

•       Collect Call/Transferred Charge Calls

•       Long Distance Calls

•       City Calls

•       Personal Calls

•       SLI (Sambungan Langsung Internasional)

•       SLI (Sambungan Langsung Internasional

•       International Direct Dial Calls (IDD Calls)

•       Extension/Interline

•       Direct Line

•       House Phone

•       Incoming Calls

•       Out Calls

•       Toll Free Calls

•       Person To Person Calls

•       Departement To Departmen

•       Fixed Time Calls

•       Telephone Credit Card

•       Charge Advosory Calls

•       Temporary Transfer Calls

•       Freefone (bebsa pulsa)

Penggunaan Direktori Telepon

1.    Buku telepon

Adalah buku kumpulan data informasi yang berhubungan dengn telepon, seperti data-data nama perorangan/perusahaan.

2.    Buku telepon

Adalah buku telepon yang dikeluarkan oleh PT Telkom.

3.    Yellow pages

Adalah bagian dari buku telepon umum, tetapi terpisah yang sering disebut halaman kuning.

4.    Buku telepon khusus

Adalah buku yang memuat nama perorangan/perusahaan/instansi, sehinggan setiap saat dapat dipergunakan dengan cepat.

Langkah-Langkah Menelepon

1.        Mengetahui apa tujuannya melakukan panggilan telepon.

2.        Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan.

3.        Siapkan nomor telepon yang akan dituju.

4.        Pulpen/pensil dan kertas harus selalu siap tersedia pada saat menelepon.

5.        Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju dengan menggunakan jari telunjuk.

6.        Hindari menekan atau memutar nomor dengan menggunakan benda lain, seperti pulpen/pensil.

7.        Dengarkan nada panggil.

8.        Lakukan panggilan.

9.        Apabila tidak ada nada sambung, mungkin ada gangguan atau nomor telepon sedang sibuk, segera letakkan kembali gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. Tunggu beberapa saat, kemudian cobalah lakukan panggilan telepon kembali sampai tersambung.

10.    Apabila telepon sudah tersambung, katakan segera : salam pembuka dan sebutkan nama instansi yang anda hubungi dan nomor telepon yang dituju.

11.    Sebutkan naman yang diajak bicara sesering mungkin, apabila sudah mengenalnya.

12.    Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan maksud serta tujuan menelepon.

13.    Apabila pembicaraan harus ditindaklanjuti, aturlah tindaklanjutnya.

14.    Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan gagang pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. 

Teknik Menelepon

a.    Sebelum Menelepon

1.    Siapkan nomor telepon yang akan dituju

2.    Menetapkan nama orang, sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi

3.    Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan

4.    Susun rencana, apa yang akan anda katakan, kepada siapa ingin menyampaikan, sasaran dan harapan apa yang anda ingin capai

b.    Saat Menelepon

1.        Angkat gagang pesawat telepon dan dengat dengan nada pilih

2.        Tekan atau putar nomor yang dituju

3.        Apabila nada sambung telepon sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian tekan tombol redial

4.        Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telah mengangkat telepon, pastikan terlebih dahulu bahwa nomor telepon yang dituju benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan

5.        Ucapkan salam, identitas dan nama instansi

6.        Kendalikan pembicaraan

7.        Utarakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon

8.        Konfidensial, menjaga kerahasiaan pembicaraan

9.        Catat semua jawaban yang diterima

10.    Setelah selesai, ucapkan salam penutup

Teknik Menelpon SLJJ dan SLI

-     SLJJ = tekan kode area + tekan nomor telepon tujuan

-     SLI = kode operator SLI + kode negera + telepon tujuan

Hambatan Dalam Bertelepon

a.    Faktor kondisi fisik peralatan telepon

1.    Suara berisik tidak jelas

2.    Suara hilang-timbul

3.    Suara tiba-tiba mengecil

4.    Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak

5.    Tidak terdengar nada sambung

6.    Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

b.    Faktor pemakai (komunikator dan komunikan)

1.    Berbicara berdecak atau sambil makan

2.    Bernicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

3.    Berbicara terlalu cepat

4.    Meninggalkan telepon sambil beerbicara kepada orang lain

5.    Berbicara sambil bersenda gura

6.    Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri

7.    Berbicara dengan desah nafas terdegar

8.    Letak gagang telepon terlalu ke atau ke bawah

SOAL LATIHAN

1.    Saat anda diminta untuk menelepon klien oleh atasan, maka langkah yang pertama anda lakukan adalah . . . .

a.    Memutar/menekan nomor telepon klien

b.    Mencatat hal yang berhubungan kegiatan menelpon klien

c.    Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan klien

d.   Menghampiri pesawat telepon

e.    Mencari data di buku telepon    

2.    Dalam menangani telepon terdapaat  faktor hambatan, antara lain . . . .

a.    Faktor alat dan pemakaian                    d. faktor posisi dan alat

b.    Faktor dana dan pemakaian                  e. faktor manusia dan penggunaan

c.    Faktor komunikasi dan alat 

3.    Hambatan faktor kondisi pemakai peralatan telepon adalah . . . .

a.    Suara berisik tidak jelas

b.    Bericara beerdecak atau sambil makan

c.    Suara hilang-timbul

d.   Suara hilang tiba-tiba

e.    Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak 

4.    Sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor disebut . . . .

a.    Out calls                                                            d. charge advisory calls

b.    Toll free calls                                         e. temporary transfer calls

c.    Person to oerson calls

5.    Saat menelepon yang tidak boleh dilakukan  adalah . . . .

a.    Angkat gagang telepon dan dengar nada pilih

b.    Tekan/putar nomor telepon yang dituju dengan bantuan pulpen

c.    Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan

d.   Apabila nada telepon sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian telepon kembali

e.    Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal, atau internasional 

6.    Percakapan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tem-pat lain dalam satu wilayah biasa disebut . . .

a.    Collect calls                                           d. City calls

b.    SLI                                                        e. long distance calls

c.    Personal calls

7.    Layanan telepon untuk mengetahui biaya dan lamanya percakapan telepon yang ditanyakan melalui operator telepon disebut . . . .

a.    Out calls                                               d. Temporary transfer calls

b.    Fixed time calls                                     e. department to deparment

c.    Charge advisory calls

8.    Buku yang dikeluarkan oleh PT Telkom yang biasa disebut halaman kuning adalah . . . .

a.    Buku telepon                                         d. yellow pages

b.    Buku telepon umum                              e. white pages

c.    Buku telepon perusahaan 

9.    Hal yang harus dipersiapkan dalam menelepon di antaranya adalah . . . .

a.    Alat perekam                                         d. sikap duduk

b.    Rencana pembicaraan                            e. daftar harga barang

c.    Waktu 

10.    Apabila anda mendengarkan deringan telepon sebaiknya segera diangkat, maksimal saat dering telepon berbunyi . . .

a.    2 kali                                                    d. 5 kali

b.    3 kali                                                    e. 6 kali

c.    4 kali